Come organizzare un matrimonio senza dimenticare qualcosa? E soprattutto, quanto tempo prima bisogna iniziare a organizzare il matrimonio?

Se hai deciso di sposarti a Lecce o nel Salento, probabilmente queste sono tra le prime domande che ti stai facendo. Location, fotografo, abiti, musica, fiori, partecipazioni, documenti, invitati: nelle prime settimane sembra che tutto debba essere deciso immediatamente. In realtà non è così.

Il modo più semplice per organizzare un matrimonio consiste nel fare le cose giuste nel momento giusto, iniziando dalle decisioni che condizioneranno tutte le successive.

In questa guida trovi una vera checklist per organizzare il matrimonio passo passo, partendo da circa 18 mesi prima fino ad arrivare al giorno delle nozze.

Non significa che siano necessari per forza 18 mesi. Si può organizzare bene un matrimonio anche in meno tempo. Iniziare presto, però, offre un vantaggio importante: maggiore libertà nella scelta della data, della location e dei fornitori, soprattutto se desideri sposarti in Salento nei periodi più richiesti.

Come organizzare un matrimonio: da dove iniziare

Se sei all'inizio dell'organizzazione, non partire dalle bomboniere, dai fiori o dal colore delle tovaglie.

Le prime decisioni da prendere sono quattro:

• budget indicativo;
• numero approssimativo degli invitati;
• periodo nel quale sposarsi;
• tipo di matrimonio che desiderate.

Questi elementi sono collegati tra loro.

Un matrimonio con 60 invitati è molto diverso da uno con 180. Una festa in una masseria salentina richiede scelte differenti rispetto a un ricevimento sul mare. Sposarsi a giugno non è la stessa cosa che sposarsi a ottobre, sia per il clima sia per gli orari della giornata.

Prima di cercare i singoli fornitori, quindi, provate a immaginare il matrimonio nel suo insieme.

Checklist matrimonio: cosa fare 18-15 mesi prima

La prima decisione dovrebbe riguardare il budget.

Non chiedetevi ancora quanto costa ogni singolo servizio. Chiedetevi invece quale cifra complessiva considerate sostenibile per il vostro matrimonio. È un passaggio poco romantico, ma estremamente utile. Il rischio, altrimenti, è scegliere progressivamente location, abiti, allestimenti e altri servizi per poi accorgersi che il totale è molto superiore a quello inizialmente immaginato.

Preparate una prima suddivisione del budget comprendendo almeno:

• location e ricevimento;
• fotografia e video;
• abiti;
• fiori e allestimenti;
• musica;
• partecipazioni;
• bomboniere;
• auto e trasporti;
• beauty;
• eventuale wedding planner;
• extra.

Lasciate inoltre un piccolo margine per le spese impreviste.

Sul blog trovi anche una guida specifica su come calcolare il budget per il matrimonio a Lecce, con una panoramica delle principali voci di spesa.

Fate una prima lista degli invitati. Non deve essere quella definitiva. Serve semplicemente per capire se state organizzando un matrimonio da 50, 100 oppure 200 persone.

Il numero degli invitati influenza in maniera molto importante il budget e determina anche quali location possono essere realmente adatte al vostro matrimonio.

Fate quindi una prima lista realistica, evitando il classico: “Intanto mettiamoli tutti, poi vediamo”.

Perché quel “poi vediamo” tende misteriosamente a trasformarsi in altri quaranta coperti.

Decidete che tipo di matrimonio desiderate Provate a rispondere insieme ad alcune domande.

• Preferite una grande festa oppure qualcosa di più raccolto?
• Immaginate un matrimonio elegante oppure informale?
• Masseria, villa, castello, centro storico o mare?
• Cerimonia religiosa, civile o simbolica?
• Ricevimento di giorno oppure la sera?

Non dovete ancora scegliere nulla, ma queste risposte vi aiuteranno enormemente quando inizierete a confrontare location e fornitori.

Checklist matrimonio: cosa fare 15-12 mesi prima

Scegliete il periodo del matrimonio

Nel Salento la stagione dei matrimoni può essere molto lunga. 

Maggio e giugno permettono generalmente di sfruttare giornate lunghe e temperature meno estreme della piena estate. 

Luglio e agosto offrono moltissima luce e favoriscono ricevimenti prevalentemente all'aperto, ma il caldo può diventare una variabile importante.

Settembre è uno dei mesi tradizionalmente più interessanti, mentre ottobre può offrire temperature più miti e atmosfere molto diverse.

Non considerate però soltanto il clima. Quando scegliete il periodo valutate anche:

• disponibilità delle location;
• disponibilità dei principali fornitori;
• durata delle giornate;
• orario del tramonto;
• presenza di invitati che devono viaggiare;
• costi e disponibilità degli alloggi;
• eventuale affollamento turistico delle località costiere.

L'orario del tramonto, in particolare, viene spesso ignorato durante l'organizzazione, invece può cambiare parecchio la struttura della giornata.

Una cerimonia alle 17:00 in giugno e una alle 17:00 in ottobre lasciano a disposizione quantità di luce completamente differenti.

Individuate più di una data possibile

Se non avete una ragione particolare per sposarvi proprio in un giorno specifico, individuate inizialmente due o tre possibili date. Avrete molta più libertà nella scelta della location e dei professionisti.

Questo vale soprattutto se desiderate sposarvi di sabato nei periodi maggiormente richiesti.

Bloccare fin dall'inizio un'unica data significa adattare tutte le scelte successive alla disponibilità di quel singolo giorno. Mantenere un piccolo margine, invece, vi permette di scegliere ciò che preferite.

Come scegliere la location del matrimonio in Salento

Una volta stabiliti budget, periodo e numero indicativo degli invitati, arriva una delle decisioni più importanti: la location.

Il Salento offre possibilità molto diverse tra loro: masserie, ville, dimore storiche, castelli, strutture sul mare e agriturismi.

Sul mio sito trovi anche una selezione di location per matrimonio in Salento, divise per zona.

Quando visitate una struttura, però, cercate di andare oltre il primo impatto estetico.

Una location può essere meravigliosa nelle fotografie e poco adatta al vostro matrimonio.

Chiedete sempre:

• qual è la capienza reale degli spazi;
• dove si svolgeranno aperitivo e cena;
• se esistono limiti di orario per musica e festa;
• come funziona il parcheggio;
• quanto dista dal luogo della cerimonia;
• se ci sono difficoltà di accesso per persone anziane o con mobilità ridotta;
• quali servizi sono compresi nel preventivo;
• soprattutto, quale sia il piano B in caso di maltempo.

Guardate bene anche il piano B

Questo punto merita particolare attenzione. Se vi innamorate di una location esclusivamente per il suo giardino, ma non vi piace assolutamente lo spazio previsto in caso di pioggia, state facendo una scommessa.

Quando fate il sopralluogo, chiedete quindi di vedere concretamente come verrebbe organizzato il matrimonio se non fosse possibile utilizzare gli spazi esterni.

Un buon piano B non dovrebbe sembrare una soluzione di ripiego, dovrebbe essere semplicemente una seconda versione del matrimonio.

Cosa prenotare 12-10 mesi prima del matrimonio

Dopo location e data arriva il momento dei principali fornitori.

Una buona regola consiste nel prenotare prima i professionisti che possono occuparsi di un solo matrimonio nello stesso giorno.

Tra questi possono esserci:

• fotografo;
• wedding planner;
• musicisti o band;
• celebrante;
• alcuni professionisti beauty.

Se trovate un professionista che vi piace particolarmente e la data è disponibile, rimandare diversi mesi potrebbe significare non trovarlo più libero.

Quando prenotare il fotografo di matrimonio

Il fotografo viene spesso scelto subito dopo la location, soprattutto dalle coppie che attribuiscono molta importanza alle immagini.

Il mio consiglio è di non confrontare soltanto prezzi, album e numero di fotografie consegnate.

Prima chiedetevi: come vogliamo ricordare il nostro matrimonio?

Esistono fotografi che costruiscono maggiormente le immagini e guidano spesso la coppia ed esistono professionisti che lavorano prevalentemente osservando ciò che accade.

Io, per esempio, ho scelto da anni la fotografia di reportage, cercando di intervenire il meno possibile durante la giornata.

Non significa che sia lo stile migliore in assoluto, significa che è adatto alle coppie che desiderano vivere il matrimonio senza trascorrere molto tempo in posa.

Prima di scegliere, chiedete sempre di vedere almeno un servizio fotografico completo. Il portfolio mostra inevitabilmente una selezione delle fotografie migliori. Un matrimonio completo permette invece di capire come il fotografo racconta l'intera giornata, dai preparativi alla festa.

Può esserti utile anche la mia guida con le 10 domande da fare a un fotografo di matrimonio prima di sceglierlo.

Cosa fare 10-8 mesi prima

Scegliete gli abiti

La ricerca dell'abito da sposa dovrebbe iniziare con un certo anticipo, perché tra scelta, ordine, prove ed eventuali modifiche possono trascorrere diversi mesi.

Anche l'abito dello sposo non dovrebbe però essere considerato un dettaglio dell'ultimo momento.

Il suggerimento più semplice è scegliere qualcosa nel quale vi riconoscete. Le mode cambiano velocemente, le fotografie rimangono.

Un look scelto perché rappresenta realmente il vostro gusto probabilmente continuerà a piacervi anche dopo molti anni.

Pensate alla musica partendo dall'atmosfera

DJ, band, musica dal vivo durante l'aperitivo, gruppo tradizionale oppure una combinazione di diverse soluzioni?

Prima di parlare di playlist, chiedetevi che atmosfera volete creare. Una cena elegante e tranquilla richiede un'impostazione diversa da un ricevimento che deve trasformarsi rapidamente in una grande festa.

Pensate alle diverse fasi:

• arrivo degli ospiti;
• aperitivo;
• cena;
• eventuale primo ballo;
• festa;
• taglio della torta.

Ricordate anche di verificare gli adempimenti relativi ai diritti musicali. Sul blog trovi una guida dedicata a chi paga la SIAE al matrimonio e come funziona il permesso.

Cosa fare 8-6 mesi prima del matrimonio

Stabilizzate la lista degli invitati

A questo punto la lista dovrebbe essere abbastanza vicina a quella definitiva. Ci saranno quasi certamente aggiunte, rinunce e discussioni su persone che uno dei due considera indispensabili e l'altro sostiene di non aver mai visto in vita sua. È fisiologico.

Ora potete iniziare a lavorare su:

partecipazioni;

save the date;

eventuale sito del matrimonio;

lista nozze;

pernottamenti;

transfer;

organizzazione degli ospiti che arrivano da fuori.

Aiutate gli invitati che arrivano da fuori

Questa parte è particolarmente importante per chi organizza un matrimonio in Salento con molti ospiti provenienti da altre regioni o dall'estero. Preparate una piccola guida con:

• strutture ricettive consigliate;
• distanza dalla location;
• aeroporto e stazioni più comode;
• eventuali transfer;
• orari indicativi;
• suggerimenti per trascorrere uno o due giorni in zona.

Eviterete decine di telefonate e messaggi nelle settimane precedenti. 

Cosa fare 6-4 mesi prima

Costruite la timeline della giornata

Finora avete organizzato principalmente luoghi e servizi, ora dovete iniziare a organizzare il tempo.

Provate a definire:

• inizio dei preparativi;
• partenza verso la cerimonia;
• inizio e durata prevista del rito;
• spostamento verso il ricevimento;
• aperitivo;
• cena;
• momenti particolari;
• taglio della torta;
• festa.

Non è ancora necessario stabilire tutto al minuto. Anzi, evitatelo. 

Lasciate margine tra un momento e l'altro

Una timeline troppo rigida è spesso controproducente. Se ogni fase dipende perfettamente dalla precedente, bastano venti minuti di ritardo durante i preparativi per trascinarsi dietro il ritardo per tutta la giornata. Inserite piccoli margini, permetteranno a voi di vivere il matrimonio con maggiore serenità e ai fornitori di lavorare meglio.

Cosa fare 4-3 mesi prima

Questa è la fase dedicata ai dettagli.

Menu, degustazioni, fiori, tableau, bomboniere, accessori, allestimenti e coordinato grafico cominciano a prendere una forma definitiva.

Qui esiste però una trappola molto comune. Continuando per mesi a guardare Instagram, Pinterest e TikTok troverete sempre una nuova idea. A un certo punto bisogna smettere.

Se avete costruito un matrimonio elegante e minimale, non serve inserire improvvisamente cinque elementi boho perché avete visto un reel particolarmente convincente alle undici di sera. La coerenza funziona quasi sempre meglio dell'accumulo.

Controllate gli orari rispetto alla luce

Tra tre e quattro mesi prima del matrimonio si può iniziare a conoscere con precisione l'orario del tramonto e ragionare meglio sulla luce. Se avete previsto una cerimonia all'aperto, chiedete consiglio alla location e al fotografo.

In luglio, una cerimonia troppo anticipata può significare caldo intenso e sole molto alto.

In autunno, al contrario, un rito troppo tardi potrebbe lasciare pochissima luce naturale per tutto ciò che viene dopo. Non esiste un orario perfetto valido per ogni matrimonio. Esiste l'orario più adatto alla vostra data e al vostro programma.

Cosa fare 3-2 mesi prima del matrimonio

Occupatevi della parte burocratica

A questo punto è importante verificare che tutta la documentazione relativa alla cerimonia sia in ordine.

Le procedure dipendono dal tipo di matrimonio, dal Comune, dalla residenza e dalla situazione personale della coppia.

Per un matrimonio civile fate sempre riferimento al Comune competente; per il rito religioso verificate tempi e documenti con la parrocchia.

Evitate di basarvi esclusivamente sul classico: “Mia cugina ha fatto così”. Vostra cugina potrebbe essersi sposata dieci anni fa.

Definite realmente il piano B

Ora il matrimonio è abbastanza vicino da permettervi di ragionare concretamente su eventuali alternative. In Salento non considerate soltanto la pioggia. In estate bisogna tenere conto anche del caldo e, in alcune zone, del vento.

Chiedete alla location come cambierebbe l'organizzazione degli spazi nelle diverse situazioni.

Sapere già cosa succederà vi eviterà molta ansia quando inizierete a controllare le previsioni meteo.

Cosa fare 2 mesi prima

È il momento di mettere in comunicazione tutti i pezzi del matrimonio. Preparate una timeline condivisa con:

• indirizzi;
• orari;
• contatti;
• spostamenti;
• programma;
• eventuali sorprese;
• persone di riferimento.

Location, fotografo, video, musica e altri fornitori dovrebbero lavorare tutti sulla stessa versione del programma.

Nel mio lavoro, per esempio, prima del matrimonio raccolgo dalla coppia attraverso una scheda tutte le informazioni necessarie: luoghi dei preparativi, cerimonia, ricevimento, orari e altri dettagli utili. 

Il motivo è semplice: fotografare in stile reportage non significa improvvisare. Per raccontare spontaneamente ciò che accade bisogna conoscere molto bene la struttura della giornata.

Cosa fare un mese prima del matrimonio

Nell'ultimo mese dovreste smettere di prendere grandi decisioni, ora bisogna soprattutto controllare.

Verificate:

• numero definitivo degli invitati;
• intolleranze e necessità alimentari;
• tableau;
• abiti;
• pagamenti;
• appuntamenti;
• documenti;
• orari;
• fornitori.

Fate anche una prova completa dell'abbigliamento, comprese scarpe e accessori.

Le scarpe meritano particolare attenzione. Scoprire la mattina del matrimonio che sono uno strumento di tortura medievale non aiuta il buonumore.

Cosa fare due settimane prima

Delegate

Questa è una delle cose più intelligenti che possiate fare. Individuate una o due persone affidabili che possano diventare punti di riferimento per le piccole questioni logistiche.

Se un invitato non trova la location, non dovrebbe telefonare alla coppia dieci minuti prima della cerimonia. Se manca qualcosa, non dovreste essere voi a cercarlo. Avete trascorso mesi a organizzare il matrimonio proprio per poterlo vivere. Non diventate i wedding planner della vostra stessa festa.

Cosa fare nell'ultima settimana

Gestite soltanto quello che è realmente necessario. Evitate di cambiare fornitori, allestimenti o programma perché avete trovato una nuova idea online.

Preparate:

• abiti;
• accessori;
• fedi;
• documenti;
• eventuali pagamenti;
• tutto ciò che servirà durante i preparativi. 

Il giorno del matrimonio: dimenticate la checklist

Questo è forse il consiglio più importante dell'intera guida.

Il giorno del matrimonio non siete più le persone che stanno organizzando il matrimonio, siete le persone che si stanno sposando. Tutto ciò che potevate organizzare è stato organizzato.

Lasciate ai professionisti il loro lavoro e agli imprevisti quel piccolo spazio che inevitabilmente si prenderanno. Se qualcosa slitta di quindici minuti, non importa. Se un fiore non ha esattamente la tonalità scelta quattro mesi prima, molto probabilmente nessuno se ne accorgerà. Godetevi il vostro matrimonio.

Checklist matrimonio completa: il riepilogo

18-15 mesi prima

• definite il budget;
• preparate una prima lista degli invitati;
• scegliete periodo e stile del matrimonio;
• individuate due o tre possibili date.

15-12 mesi prima

• scegliete il tipo di cerimonia;
• visitate le location;
• definite la data;
• prenotate la location.

12-10 mesi prima

• scegliete fotografo e videomaker;
• prenotate i fornitori con disponibilità limitata;
• iniziate la ricerca degli abiti.

10-8 mesi prima

• scegliete musica e intrattenimento;
• definite lo stile degli allestimenti;
• ordinate gli abiti;
• iniziate a pensare alle partecipazioni.

8-6 mesi prima

• stabilizzate la lista degli invitati;
• organizzate pernottamenti e transfer;
• definite lista nozze ed eventuale sito;
• pianificate l'invio delle partecipazioni.

6-4 mesi prima

• create una prima timeline della giornata;
• definite menu e allestimenti;
• controllate spostamenti e tempi;
• verificate l'orario del tramonto.

4-2 mesi prima

• completate i dettagli;
• controllate gli adempimenti burocratici;
• definite il piano B;
• concordate il programma con i fornitori.

Un mese prima

• raccogliete le conferme;
• completate il tableau;
• fate le prove finali degli abiti;
• controllate documenti, pagamenti e appuntamenti.

Due settimane prima

• condividete la timeline definitiva;
• delegate la gestione delle questioni logistiche;
• fate un ultimo controllo generale.

Ultima settimana

• preparate ciò che servirà;
• gestite solo gli imprevisti importanti;
• non aggiungete nuove idee.

Giorno del matrimonio

• dimenticate la checklist;
• godetevi quello che succede.

Domande frequenti sull'organizzazione del matrimonio

Quanto tempo prima bisogna iniziare a organizzare un matrimonio?

Per avere ampia possibilità di scelta, soprattutto per location e fornitori molto richiesti, conviene iniziare indicativamente tra 12 e 18 mesi prima. È possibile organizzare un matrimonio anche in meno tempo, ma la disponibilità di date e professionisti potrebbe essere più limitata.

Qual è la prima cosa da fare per organizzare un matrimonio?

Le prime cose da definire sono budget, numero indicativo degli invitati, periodo e tipo di matrimonio. Solo successivamente conviene iniziare la ricerca della location e dei principali fornitori.

Quali fornitori bisogna prenotare prima?

Dopo aver stabilito data e location, conviene occuparsi dei professionisti che possono seguire un solo matrimonio nello stesso giorno, come fotografo, videomaker, wedding planner e alcuni musicisti. Più una data è richiesta, maggiore è l'utilità di prenotare in anticipo.

Quando bisogna prenotare la location per il matrimonio?

Se desiderate una location specifica e volete sposarvi in un sabato di primavera o estate, è prudente iniziare la ricerca anche 12-18 mesi prima. Per periodi e giorni meno richiesti i tempi possono essere più brevi.

Qual è il periodo migliore per sposarsi in Salento?

Non esiste un mese migliore in assoluto. Maggio e giugno offrono giornate lunghe e temperature generalmente più moderate, luglio e agosto favoriscono i ricevimenti all'aperto ma possono essere molto caldi, mentre settembre e ottobre offrono atmosfere differenti e giornate progressivamente più corte. La scelta dipende soprattutto dal tipo di matrimonio che desiderate.

È necessario un wedding planner?

No. Molte coppie organizzano autonomamente il proprio matrimonio. Un wedding planner può però essere particolarmente utile quando ci sono molti fornitori da coordinare, ospiti provenienti da fuori, allestimenti complessi o poco tempo a disposizione.

Organizzare bene il matrimonio per poi dimenticarsi dell'organizzazione

Può sembrare un paradosso, ma tutto il lavoro dei mesi precedenti serve proprio a questo. A un certo punto dovete poter smettere di organizzare.

Una buona pianificazione non serve a controllare ogni minuto della giornata. Serve a creare le condizioni perché, quando arriverà finalmente il matrimonio, possiate lasciare che le cose accadano.

È anche uno dei motivi per cui amo raccontare i matrimoni attraverso il reportage.

Quando una coppia smette di preoccuparsi di quello che dovrebbe fare e comincia semplicemente a vivere la giornata, accadono spesso le cose più interessanti: uno sguardo, un abbraccio inatteso, un genitore che cerca di nascondere la commozione, gli amici che ridono, un bambino che decide di fare esattamente il contrario di quanto previsto.

Sono momenti che non compaiono in nessuna checklist. Eppure sono spesso quelli che restano.

Quindi organizzate tutto con attenzione, scegliete professionisti dei quali vi fidate e pianificate con il giusto anticipo. Poi, quando arriverà il giorno del matrimonio, fate la cosa più importante: dimenticate il programma e godetevelo.